Polityka prywatności – Energia Prądu i Ciepła

1. Postanowienia ogólne 1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Energia Prądu i Ciepła (dalej: „Spółka”, „my”), prowadzącą działalność w sektorze energetycznym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 1.2. Spółka jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz właściwych przepisów prawa polskiego. 1.3. Polityka ma zastosowanie do klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów, użytkowników serwisu internetowego oraz innych osób, których dane osobowe są przez nas przetwarzane.

2. Dane administratora i kontakt 2.1. Administratorem danych osobowych jest: Energia Prądu i Ciepła. 2.2. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się:

   • korespondencyjnie: na adres siedziby Spółki,
   • e‑mailowo: na dedykowany adres do ochrony danych, wskazany w naszych materiałach informacyjnych lub serwisie internetowym,
   • telefonicznie: pod numerem wskazanym w materiałach informacyjnych. 2.3. Spółka może powołać Inspektora Ochrony Danych (IOD). Dane kontaktowe IOD, jeżeli zostanie powołany, będą udostępnione w serwisie internetowym i innych kanałach komunikacji.

3. Zakres przetwarzanych danych 3.1. W zależności od celu przetwarzania możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL (jeżeli jest wymagany przepisami prawa lub niezbędny do realizacji umowy),
   • dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres punktu poboru energii, adres e‑mail, numery telefonów,
   • dane związane z umową: numer klienta, numer punktu poboru, informacje o rodzaju i parametrach świadczonych usług, historia zmian umowy,
   • dane rozliczeniowe: dane rachunku bankowego, informacje o płatnościach, zadłużeniu, zwrotach nadpłat,
   • dane techniczne i eksploatacyjne: informacje o zużyciu energii, parametrach przyłączeniowych, licznikach i odczytach,
   • dane związane z obsługą korespondencji i reklamacji: treść zgłoszeń, reklamacji, wniosków, nagrania rozmów z infolinią (jeśli jest stosowane nagrywanie),
   • dane pozyskiwane w związku z korzystaniem z serwisu internetowego: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o aktywności na stronie.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych 4.1. Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do:

   • zawarcia i wykonania umów na dostawę energii elektrycznej, ciepła i innych powiązanych usług (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
   • realizacji obowiązków prawnych ciążących na Spółce, w szczególności wynikających z przepisów prawa energetycznego, podatkowego oraz przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
   • prowadzenia rozliczeń, wystawiania faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO),
   • obsługi zgłoszeń, reklamacji, wniosków i korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO),
   • zapewnienia bezpieczeństwa technicznego infrastruktury, urządzeń pomiarowych i systemów teleinformatycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
   • dochodzenia i obrony przed roszczeniami, w tym prowadzenia postępowań sądowych i windykacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
   • prowadzenia działań marketingowych własnych produktów i usług, w tym profilowania marketingowego – w granicach dozwolonych prawem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeśli wymagana jest zgoda),
   • przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną lub prowadzenia marketingu telefonicznego – wyłącznie na podstawie uprzednio udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z przepisami prawa telekomunikacyjnego i przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

5. Dobrowolność podania danych 5.1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub wykonania obowiązków prawnych ciążących na Spółce. 5.2. Brak podania danych wymaganych przepisami prawa lub koniecznych do zawarcia umowy może uniemożliwić świadczenie usług.

6. Odbiorcy danych i przekazywanie danych 6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym zgodnie z przepisami prawa oraz podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie na podstawie zawartych umów powierzenia, takim jak:

   • operatorzy systemów dystrybucyjnych i przesyłowych,
   • podmioty świadczące usługi informatyczne, serwisowe i hostingowe,
   • firmy świadczące usługi księgowe, doradcze, audytowe i prawne,
   • podmioty świadczące usługi windykacyjne i obsługi wierzytelności,
   • podmioty świadczące usługi call center i obsługi klienta,
   • operatorzy pocztowi i firmy kurierskie,
   • banki i instytucje finansowe w zakresie rozliczeń. 6.2. Odbiorcy danych są zobowiązani do zachowania poufności i przetwarzania danych zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6.3. Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli doszłoby do takiego przekazania, odbywać się ono będzie wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przepisami RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz z zapewnieniem osobom, których dane dotyczą, egzekwowalnych praw i skutecznych środków ochrony.

7. Okres przechowywania danych 7.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

   • przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
   • przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy),
   • przez okres trwania postępowań sądowych, administracyjnych lub innych postępowań dotyczących roszczeń,
   • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub osiągnięcia celu przetwarzania, chyba że dalsze przechowywanie będzie konieczne na podstawie przepisów prawa lub uzasadnionego interesu Spółki.

8. Prawa osób, których dane dotyczą 8.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

   • prawo dostępu do danych – uzyskania informacji o przetwarzaniu oraz kopii danych osobowych,
   • prawo sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
   • prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
   • prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w art. 18 RODO,
   • prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz ich przekazania innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
   • prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Spółki, w tym wobec profilowania, a także wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
   • prawo wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 8.2. W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z nami za pomocą danych wskazanych w pkt 2 niniejszej Polityki.

9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego 9.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych.

10. Pliki cookies i dane zbierane w serwisie internetowym 10.1. Nasz serwis internetowy może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania strony i jej funkcjonalności,
    • dostosowania treści do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych,
    • tworzenia statystyk i analiz dotyczących sposobu korzystania z serwisu,
    • prowadzenia działań marketingowych w granicach dozwolonych prawem. 10.2. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub innych narzędzi oferowanych w serwisie (np. baner cookies, panel preferencji). 10.3. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

11. Zabezpieczenia danych osobowych 11.1. Spółka stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, zmianą lub przetwarzaniem niezgodnym z prawem. 11.2. Do danych osobowych mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności, przeszkolone w zakresie ochrony danych.

12. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji 12.1. W ramach prowadzonej działalności Spółka może stosować profilowanie, w szczególności w celach:

    • dopasowania oferty handlowej do potrzeb i charakterystyki klienta,
    • analizy zużycia energii i proponowania optymalnych rozwiązań taryfowych,
    • oceny ryzyka niewypłacalności. 12.2. Profilowanie może opierać się m.in. na danych dotyczących historii zużycia energii, sposobu regulowania zobowiązań, rodzaju korzystanych usług. 12.3. Spółka nie będzie podejmować wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały – bez zapewnienia możliwości interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska oraz zakwestionowania decyzji, chyba że takie działania będą dopuszczone przez prawo i objęte odpowiednimi zabezpieczeniami.

13. Zmiany Polityki prywatności 13.1. Spółka zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju oferty usług, zmian technologicznych lub organizacyjnych. 13.2. Aktualna wersja Polityki prywatności będzie każdorazowo publikowana w naszym serwisie internetowym lub udostępniana w inny przyjęty sposób.

14. Dane kontaktowe i postanowienia końcowe 14.1. Wszelkie pytania, wnioski lub uwagi dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz niniejszej Polityki można kierować do nas za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w pkt 2. 14.2. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania i ma zastosowanie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.